Con il connettore Gamma Enterprise – ARXivar i dati delle registrazioni contabili e dei documenti vengono archiviati direttamente in ARXivar; una volta archiviati i relativi documenti tramite scansione o salvataggio su file system, questi possono essere visualizzati all’interno di Gamma Enterprise / Sprint.
Il connettore Gamma – ARXivar è completamente integrato nell’interfaccia del gestionale Gamma Enterprise/Sprint tramite VbScript e utilizza le funzionalità WCF di ARXivar.
Le funzionalità di ARXivar vengono eseguite solo se l’utente ha le autorizzazioni necessarie per poterle eseguire (autorizzazioni impostate in Gamma Enterprise e in ARXivar).
Funzionalità
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Configurazione PARAMETRI per collegamento GAMMA ENTERPRISE / SPRINT – ARXIVAR
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– dall’anagrafica generale
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– dal carico documenti in fase di registrazione
Il programma connettore Gamma Enterprise è collegato al plugin di Gamma della registrazione dei documenti.
Ogni volta che si registra un documento, in base alla configurazione del connettore, viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode e l’archiviazione del profilo in ARXivar.
– dal programma esportazione documenti
Per ogni documento viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode da applicare sul documento e l’archiviazione del profilo in ARXivar.
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– dal carico movimenti prima nota in fase di registrazione
Ogni volta che si registra un movimento, in base alla configurazione del connettore, viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode e l’archiviazione del profilo.
– dal programma esportazione movimenti prima nota
Per ogni registrazione stampata, viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode da applicare sul documento e l’archiviazione del profilo in ARXivar.
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– da movimenti prima nota, interrogazione partitari, interrogazione effetti attivi/passivi
– da emissione diretta documenti, flusso grafico
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– da movimenti prima nota, interrogazione partitari, interrogazione effetti attivi/passivi
– da emissione diretta documenti, flusso grafico
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Aggiornamento Rubrica ARXivar per Clienti / Fornitori
La rubrica ARXivar dei clienti / fornitori viene aggiornata direttamente dall’anagrafica generale nel momento in cui si registra una nuova anagrafica o si modifica un’anagrafica esistente.
ARCHIVIAZIONE documenti in ARXivar BARCODE e Stampa ETICHETTE BARCODE
Ogni volta che si registra un movimento di prima nota, se la causale è stata configurata per l’archiviazione:
- Vengono richiesti dati aggiuntivi per l’archiviazione (dettaglio)
- Vengono eseguiti i controlli sulle autorizzazioni configurate nel connettore (azienda, utente, causale)
- Se il documento NON è mai stato archiviato:
- viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode (da applicare sul documento)
- viene eseguita l’archiviazione dei dati di profilo in ARXivar e creato il profilo barcode
- Se il documento è già stato precedentemente archiviato vengono modificati i dati di profilo
ARCHIVIAZIONE documenti tramite il programma “Esportazione documenti”
Per ogni documento selezionato viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode da applicare sul documento e l’archiviazione in ARXivar barcode.
Questa scelta deve essere utilizzata per eseguire esportazioni di massa dei documenti.
ARCHIVIAZIONE movimenti contabili in ARXivar BARCODE e Stampa ETICHETTE BARCODE
Ogni volta che si registra un movimento di prima nota, se la causale è stata configurata per l’archiviazione:
- vengono richiesti dati aggiuntivi per l’archiviazione (dettaglio)
- vengono eseguiti i controlli sulle autorizzazioni configurate nel connettore (azienda, utente, causale)
- se il documento NON è mai stato archiviato:
- viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode (da applicare sul documento)
- viene eseguita l’archiviazione dei dati di profilo in ARXivar e viene creato il profilo barcode
se il documento è già stato precedentemente archiviato:
- vengono modificati i dati di profilo
Elenco documenti:
Se indicati, viene creata tramite il connettore Gamma Enterprise una RELAZIONE tra il documento che si sta archiviando e i documenti elencati già archiviati in ARXivar.
Sul bottone Programmi collegati è possibile eseguire l’archiviazione manuale, il display del documento archiviato e il display dell’elenco del documento con i relativi documenti relazionati e relativi allegati/note.
ARCHIVIAZIONE movimenti contabili tramite il programma “Esportazione movimenti contabili”
Per ogni registrazione di prima nota viene eseguita la stampa dell’etichetta barcode da applicare sul documento e l’archiviazione in ARXivar barcode.
Questa scelta deve essere utilizzata per eseguire esportazioni di massa dei documenti.
VISUALIZZA documento archiviato in ARXivar
- da movimenti prima nota, da interrogazione partitari
- da emissione diretta documenti, da flusso grafico
Sul bottone Programmi collegati del connettore Gamma Enterprise è possibile eseguire l’archiviazione manuale, il display del documento archiviato, il display dell’elenco del documento con i relativi documenti relazionati e relativi allegati/note con possibilità di visualizzare i singoli documenti.
ALLEGA / ASSOCIA documenti vari a profili già archiviati in Arxivar
La funzione “Allega documenti” allega documenti vari ai documenti di Gamma (ordini, ddt, fatture) già archiviati in Arxivar. I documenti salvati nella directory indicata, con il nome corrispondente alla template impostata, vengono allegati al profilo del documento (ordine / ddt / fattura).
La funzione “Associa documenti” associa come documento principale ogni documento trovato nella directory indicata al relativo profilo già presente in Arxivar.
Questa funzione è utile quando in fase di registrazione del profilo non si ha ancora a disposizione il documento, il quale sarà disponibile successivamente in formato elettronico e non cartaceo; invece di stamparlo, appiccicare l’etichetta barcode e scannerizzarlo, sarà sufficiente salvarlo con un nome che rispecchi la template e contenga il “systemid” di Arxivar (“IDARX”), che sarà stato annotato in fase di registrazione.
ALLEGA / ASSOCIA documenti vari a un documento già archiviato in Arxivar
Con questo programma si possono allegare documenti vari a un documento già archiviato indicando come riferimento l'”Id Arxivar”, cioè il “System Id”.
File documento: se indicato, sostituisce il documento già archiviato sull’Id Arxivar
File allegato: percorso e nome del file da allegare al profilo dell’Id Arxivar
Note: note del documento
PROFILA documento generico e archiviazione in Arxivar
Questo sezione del connettore Gamma Enterprise – ARXivar permette di archiviare documenti generici con dati di profilo standard.
Il documento verrà archiviato e profilato in base alla configurazione del “tipo documento” selezionato.
Tipo documento: elenco dei tipi di documento che si possono archiviare
Data: data documento
Cliente / fornitore: codice cliente o fornitore di Gamma
Oggetto: oggetto da assegnare al profilo
File documento: percorso e nome del file da archiviare; se non indicato verrà stampata l’etichetta barcode
File allegato: percorso e nome del/dei file da archiviare come allegato/i
Note: note del documento
PROFILA documento generico e archiviazione in Arxivar
Oggetto: oggetto
Note: note
File: percorso e nome del file da archiviare; se viene indicato non viene stampata l’etichetta barcode e il documento viene archiviato direttamente
Allegato: percorso e nome dei file da archiviare come allegati
Elenco doc: se viene indicato viene eseguita una RELAZIONE tra il documento archiviato e i documenti indicati già archiviati in Arxivar.
